La crise sanitaire – encore elle ! – a mis en lumière et en perspective une série d’outils utilisés depuis pourtant longtemps par les grandes entreprises pour certaines catégories de personnel : les outils collaboratifs. En effet, les agents de terrain et les commerciaux itinérants par exemple, disposent depuis plusieurs années de systèmes qui leur permet de se connecter et d’échanger avec leur bureau. Souvent pratiques, ces outils étaient généralement jugés comme accessoires, confortables, mais étaient rarement indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.
La situation a profondément changé avec la Covid19. Alors que les entreprises géraient quelques collaborateurs extérieurs, c’est la majorité du personnel qui s’est retrouvée en télétravail. Il a donc fallu développer et déployer dans l’urgence des solutions permettant aux salariés de continuer à travailler le plus efficacement et simplement possible, en maîtrisant les coûts. C’est sans parler de la problématique de la sécurité, mise à mal par l’utilisation d’outils professionnels dans un environnement privé non sécurisé.
Disposer de son environnement de travail partout et tout le temps. Partager en temps réel.
36% des salariés ont vu leur niveau de stress augmenter à cause de la surabondance d’informations et à la difficulté de se connecter à leur entreprise…
68% des employés utilisent au moins 10 applications dans la même heure…
Les évènements récents ont mis en évidence les nombreux obstacles à un travail à distance simple et efficace. Dans l’urgence, les entreprises ont déployé des solutions de collaboration souvent hétérogènes : les télétravailleurs ont dû s’y adapter tant bien que mal, découvrant par eux-mêmes le fonctionnement et les bons usages de nouveaux outils de collaboration. Heureusement, les éditeurs ont très rapidement proposé des solutions complètes, riches et intuitives qui permettent aux collaborateurs de retrouver leur environnement de travail habituel, leur bureau, leurs applications et leurs données où qu’ils se trouvent, et sur n’importe quel terminal, ordinateur, tablette ou smartphone. Comme s’ils se trouvaient dans les murs de leur entreprise, ils peuvent partager leurs fichiers sans délai et ainsi s’assurer de travailler ensemble sur la dernière version. Il leur est même possible de travailler simultanément sur un même dossier ou fichier, ce qui était parfois difficile y compris en présentiel !..
Gérer ses communications depuis n’importe quel terminal.
Dans le domaine des communications, le temps du « un usage/un équipement » est révolu. Qui accepterait aujourd’hui de devoir adapter sa façon de travailler à l’endroit où il se trouve et aux outils dont il dispose à cet instant ? La multiplication des outils de communication dans les entreprises (téléphonie traditionnelle, statut de présence, smartphone, audioconférence, partage de documents, email, messagerie instantanée, visioconférence, salles de visioconférence, Microsoft Office 365, Teams…) parfois non standardisés augmente les coûts de fonctionnement et de maintenance pour un résultat parfois insatisfaisant. La mise en place d’une solution de communications unifiées accroit considérablement la joignabilité des collaborateurs et élimine les appels perdus. Les communications sont gérées depuis n’importe quel terminal, facilitant ainsi grandement le quotidien des utilisateurs, qu’ils soient en présentiel ou en distanciel.
Organiser et participer aux réunions en distanciel efficacement et sans stress.
61% des cadres déclarent que leur entreprise utilise au moins 3 plateformes de communication vidéo…
« On ne t’entend pas ! » « Comment on fait pour partager son écran ? » « Je n’ai pas reçu l’invitation ! »… La généralisation de la visioconférence, qui semble durable, change radicalement l’organisation et la tenue des réunions. Si les petites difficultés à se connecter, à activer le son ou la vidéo, à partager l’affichage d’un document sont acceptables pour une réunion interne, il en est tout autrement quand il s’agit d’un meeting important avec un client, un fournisseur ou tout autre intervenant extérieur. La maîtrise de l’outil de visioconférence et donc la fluidité de son utilisation a un impact très fort sur l’attention des participants, et donc sur l’issue de la réunion.
Pour ces raisons, il est important d’homogénéiser les outils et de former les collaborateurs à leur utilisation et aux bonnes pratiques.
Les outils de collaboration sont des moteurs du développement des entreprises.
Récemment mise à mal, l’importance d’une collaboration fluide et simple entre les employés, les équipes et les entreprises a été encore davantage mise en exergue par la crise sanitaire. Les outils initialement déployés pour simplement permettre aux collaborateurs de travailler le plus normalement possible depuis leurs domiciles a révélé aux entreprises leur potentiel et leur puissance. L’efficacité des outils de collaboration réside dans leur capacité à mettre à disposition des collaborateurs l’ensemble des outils, applications et données dont ils ont besoin, quels que soient l’endroit où ils se trouvent et le terminal qu’ils utilisent.
Pour 68% des entreprises, ces outils améliorent considérablement le niveau la collaboration entre les filiales et succursales éloignées géographiquement.
Avec notre offre B’Mote Collab :
- Soyez nomades
- Echangez, partagez et collaborez de n’importe où
- Optimisez le bien être en entreprise